公司秘書的法定角色
本地私人公司須有一名公司秘書。若公司秘書是個人，須通常居於香港；若是法人團體，其註冊辦事處或主要辦事處須在香港。公司的唯一董事不可兼任該公司的公司秘書。
公司秘書的工作重點是協助公司依時處理公司法定紀錄及申報，但董事仍須對公司合規負最終責任。委任公司秘書不代表董事可以完全不理會政府信件、帳目或申報期限。
服務範圍
實際包括項目以確認報價及服務協議為準。一般公司秘書支援可涵蓋：
- 擔任公司秘書並更新相關公司紀錄
- 提醒周年申報期限
- 準備及安排提交 NAR1
- 協助整理董事、股東、公司秘書及註冊地址資料
- 就常見公司資料變更說明所需文件及程序
- 保存或協助更新法定登記冊及公司決議紀錄
- 接收並提示需要處理的公司註冊處文件
- 協助銜接 SCR 及指定代表安排
不包括或另行報價
- 商業登記證續期費
- SCR 及指定代表服務
- 董事、股東、公司名稱、地址或股份變更
- 股份轉讓印花稅、政府費及法律文件
- 會計簿記、財務報表、核數及利得稅申報
- 追補逾期申報、罰款、法院程序或法律意見
- 銀行、牌照、商標或其他第三方申請
收費
| 項目 | 收費 |
|---|---|
| 公司秘書服務 | HK$900 起／年 |
| NAR1 按時提交政府費 | HK$105 |
| 公司秘書 + NAR1 | HK$1,005 起／年 |
| SCR 及指定代表 | 另加 HK$1,000／年 |
實際年費會按公司狀況、是否有逾期文件、交接資料完整度及所需額外工作確認。政府費如有調整，以最新官方收費為準。
甚麼情況應更換公司秘書？
- 現任秘書長期沒有回覆或沒有提醒期限
- 公司紀錄不齊，董事不清楚最近一次 NAR1 或變更是否完成
- 收費項目不透明，服務與政府費混在一起
- 公司有董事、股東、地址或股份變更需要跟進
- 希望把秘書、會計及報稅交由同一團隊協調
- 現任秘書辭任，或公司即將失去合資格秘書
更換秘書前應先確認原服務是否已完成、是否有未付費用、公司法定紀錄由誰保管，以及交接日期如何安排。
轉公司秘書所需文件
一般先準備：
- 公司註冊證明書
- 最新商業登記證
- 最新公司章程
- 最近一次 NAR1 及其後所有變更文件
- 董事、股東及最終實益擁有人的最新資料
- 公司秘書及註冊辦事處資料
- 法定登記冊、會議紀錄及股份紀錄
- SCR 及指定代表紀錄
- 公司印章及公司綠盒內文件清單
- 現任秘書服務狀況及交接聯絡資料
如部分文件遺失或資料不一致，會先查核公開紀錄並列出需要補回的項目，再確認額外工作及報價。
轉秘書流程
第一步：免費初步檢查
了解公司成立日期、現任秘書、最近一次周年申報、是否有逾期或待處理變更。
第二步：核對公司紀錄
檢查 NAR1、董事／股東／地址資料、法定登記冊及 SCR 交接狀況。
第三步：確認服務範圍及生效日
書面列明年費、NAR1、SCR、變更及追補工作的包括／不包括項目。
第四步：簽署及辦理委任／停任
準備適用文件並安排公司確認及簽署，再按規定處理公司秘書變更通知。
第五步：建立下一年度合規日曆
記錄成立周年日、NAR1 到期日、商業登記證到期日及已知的會計／報稅事項，之後按服務範圍發出提醒。
為何秘書、會計與報稅要互相銜接？
公司秘書處理公司法定資料；會計記錄業務交易；核數及稅務則使用帳目和公司資料完成年度工作。三者角色不同，但資料必須一致。
例如董事或股東有變、業務停止、公司地址更改或準備註銷時，只更新其中一個環節往往不夠。WeCorp 的目標是把責任及文件流向說清楚，讓客戶知道哪一項已完成、哪一項仍要處理。
常見問題
如公司只有一名董事，該唯一董事不可兼任公司秘書。其他架構仍須按《公司條例》及公司實際情況判斷秘書資格。
不是。公司秘書是公司的法定職位，主要處理公司法定紀錄及申報；日程、行政或私人助理工作並不屬同一角色。
HK$900 起是公司秘書服務年費。NAR1 按時提交的政府費為 HK$105，因此公司秘書加 NAR1 的顯示合計為 HK$1,005 起／年。
一般可安排新舊秘書銜接，但要先核對生效日、政府通知及公司紀錄交接。若公司已有逾期或文件缺失，處理時間和工作範圍會增加。
只要公司仍然存在，便不應單憑「沒有生意」假設所有公司法定責任已停止。是否正式成為不活動公司、須處理哪些申報及帳目，要按公司狀況逐項核實。
不會。公司秘書、會計、核數及稅務是不同服務。接受服務前應以書面確認各項責任及收費。