公司秘書的法定角色
本地私人公司須有一名公司秘書。若公司秘書是個人，須通常居於香港；若是法人團體，其註冊辦事處或主要辦事處須在香港。公司的唯一董事不可兼任該公司的公司秘書。
公司秘書協助公司按時處理法定紀錄及申報。董事仍須履行本身的法定責任，留意政府來信、帳目及申報期限。
服務範圍
公司秘書服務可包括以下項目，實際內容以報價及服務協議為準：
- 擔任公司秘書並更新相關公司紀錄
- 提醒周年申報期限
- 準備及安排提交 NAR1
- 協助整理董事、股東、公司秘書及註冊地址資料
- 就常見公司資料變更說明所需文件及程序
- 保存或協助更新法定登記冊及公司決議紀錄
- 接收並提示需要處理的公司註冊處文件
- 協助處理 SCR 及指定代表事宜
不包括或另行報價
- 商業登記證續期費
- SCR 及指定代表服務
- 董事、股東、公司名稱、地址或股份變更
- 股份轉讓印花稅、政府費及法律文件
- 會計簿記、財務報表、核數及利得稅申報
- 追補逾期申報、罰款、法院程序或法律意見
- 銀行、牌照、商標或其他第三方申請
收費
| 項目 | 收費 |
|---|---|
| 公司秘書服務 | HK$900 起／年 |
| NAR1 按時提交政府費 | HK$105 |
| 公司秘書 + NAR1 | HK$1,005 起／年 |
| SCR 及指定代表 | 另加 HK$1,000／年 |
實際年費會按公司狀況、是否有逾期文件、交接資料完整度及所需額外工作確認。政府費如有調整，以最新官方收費為準。
甚麼時候可以考慮轉公司秘書？
- 現任秘書長期沒有回覆或沒有提醒期限
- 公司紀錄不齊，董事不清楚最近一次 NAR1 或變更是否完成
- 收費項目不透明，服務與政府費混在一起
- 公司有董事、股東、地址或股份變更需要跟進
- 希望把秘書、會計及報稅交由同一團隊協調
- 現任秘書辭任，或公司即將失去合資格秘書
轉秘書時，我們會與你了解原有服務、未付費用及公司文件的保管情況，商定交接日期。
轉公司秘書所需文件
一般先準備：
- 公司註冊證明書
- 最新商業登記證
- 最新公司章程
- 最近一次 NAR1 及其後所有變更文件
- 董事、股東及最終實益擁有人的最新資料
- 公司秘書及註冊辦事處資料
- 法定登記冊、會議紀錄及股份紀錄
- SCR 及指定代表紀錄
- 公司印章及綠盒內的文件
- 現任秘書服務狀況及交接聯絡資料
如有文件遺失或資料不符，我們會查閱公開紀錄，說明需要補回的文件，並就額外工作提供報價。
轉公司秘書流程
第一步：免費初步檢查
了解公司成立日期、現任秘書、最近一次周年申報，以及有否逾期文件或尚未辦理的公司變更。
第二步：核對公司紀錄
檢查 NAR1、董事／股東／地址資料、法定登記冊及 SCR 交接狀況。
第三步：確認收費及新委任日期
報價會列明公司秘書年費，以及 NAR1、SCR、公司變更和補交文件是否包括在內。
第四步：簽署及辦理委任／停任
準備適用文件並安排公司確認及簽署。委任或停任公司秘書後，公司一般須在 15 日內提交 ND2A；秘書姓名或地址等資料變更一般用 ND2B。
第五步：記錄每年的申報日期
記錄成立周年日、NAR1 到期日、商業登記證到期日，以及已知的會計和報稅日期，並按所選服務發出提醒。
公司秘書、會計及報稅如何配合？
公司秘書處理公司法定資料；會計記錄業務交易；核數及稅務則使用帳目和公司資料完成年度工作。三者角色不同，但資料必須一致。
董事、股東或地址變更，以及公司停業或註銷，都可能同時影響公司紀錄、帳目及報稅。我們會說明需要更新哪些資料，並跟進各項工作的進度。
常見問題
如公司只有一名董事，該唯一董事不可兼任公司秘書。其他架構仍須按《公司條例》及公司實際情況判斷秘書資格。
不是。公司秘書是公司的法定職位，主要處理公司法定紀錄及申報；日程、行政或私人助理工作並不屬同一角色。
HK$900 起是公司秘書服務年費。NAR1 按時提交的政府費為 HK$105，因此公司秘書加 NAR1 的顯示合計為 HK$1,005 起／年。
一般可在公司繼續營運期間辦理。我們會跟進新舊秘書的生效日期、政府通知及文件交接；如有逾期申報或文件不齊，便需另加時間處理。
公司沒有營業，仍可能有公司秘書及其他法定責任。是否已正式成為不活動公司，以及仍需辦理哪些申報和帳目工作，須按公司的實際狀況判斷。
公司秘書、會計、核數及報稅屬不同服務。我們會在報價中列明各項工作的負責範圍和收費，方便你選擇。